비즈니스 레터(Business Letter)는 어떻게 작성하는 것이 좋을까요?

비지니스 레터 작성법

국제무역의 기초이자 출발점은 비즈니스 레터, 즉 무역 서한(=서신) 작성입니다.

 

무역 서한을 작성할 때는 정확한 의사소통을 하고, 전문성을 나타내며, 업무 관계를 관리하고, 정중한 표현을 사용하는 것이 중요하다고 합니다.

맞습니다. 하지만 실제로 중요한 것은 실무에서 어떻게 적용하냐이고, 쉬워 보이지만 결코 쉽지만은 않다는 것입니다.

 

그럼 실무에서 무역 서한을 어떻게 작성해야 할까요?

이는 현지인과 대면하여 직접 소통하는 것과 눈앞에 보이지 않는 상대와 서면으로 소통하는 것은 상당히 다르기 때문에 매우 중요하게 생각해야 합니다

 

본 글에서 무역 서한을 작성할 때 고려해야 할 기본 사항을 실무 담당자 입장에서 정리해 보겠습니다.

 

1. 간결하고 핵심적인 내용 위주로 작성

무역 업계에 종사하는 사람들은 대부분 하루하루 바쁜 일정을 소화하고 있습니다.

서신의 수신자 입장을 고려해 보았을 때, 이메일이 첫눈에 길어 보이면 그 순간 자세히 읽어보고 싶지 않을 수도 있습니다.

따라서 서신은 가능한 한 짧고 간결하게 핵심적인 내용만 언급하도록 작성해야 합니다.

설혹 자세한 설명을 필요한 사안이라도, 첫 메시지에 보내는 것보다는 수신자가 첫 메시지에 대해 회신하면 그에 대한 답신으로 설명을 덧붙이는 것이 더 효과적인 경우가 종종 있습니다.

 

2. 자세한 상세 설명은 별도로 작성

그럼에도 불구하고 나는 상세한 설명을 해야겠다는 필요성이 느껴진다면 첫 메시지는 강조해야 하는 요점만 보내고, 수 분 내에 별도의 서신이나 첨부 파일로 상세한 내용을 설명하는 것이 좋은 방법일 수 있습니다.

그래야 수신자가 급한 상황 정리 후 차분히 별도의 메일로 자세한 상황을 확인할 수 있을 테니까요.

 

3. 인사말로 시작하고 인사말로 끝내기

저는 항상 서신의 시작을 ‘Hello!’ 아니면 ‘Hi!‘부터 씁니다.

이 것은 ’안녕? 이야기 시작합니다 ‘라는‘ 의미이고, 자연스럽게 본론으로 이어갈 수 있습니다.

 

서신의 끝에는 ‘Bye’ 또는 ‘See you’로 마무리합니다.

나의 이야기 끝났다는 명확한 의도입니다.

간혹 나한테 오는 서신을 보면 '어? 상대방 서신 끝났어?' 라는 생각이 들 정도로, 이야기 도중 끝맺음 하는 경우도 종종 있기도 하기 때문입니다.

 

4. 상대방의 입장에서 설명

저의 회사 생활 초기에도 그랬던 것 같고, 무역 회사 입문자의 상당수가 메시지의 내용이 발신자의 입장 위주로 작성하는 경우가 많습니다.

하지만, 수신자의 반응을 보다 빨리 끌어내고 싶으면, 수신자의 입장에서 고려하는 방식으로 표현 해 보십니다.

자사 제품에 대한 세세한 설명이 필요하더라도 수신자의 입장에서 생각해 보면 훨씬 그 효과가 클 것입니다.

 

만약 나의 회사의 입장에서 설명이 필요하다면, 우선 핵심 내용만 언급하고 수신자의 반응을 이끌어 낸 후 추가 메시지를 보내는 것도 하나의 방법이 될 수 있습니다.

 

5. 추가 중요 사항

무역 서신은 서로가 쉽게 이해할 수 있도록 효과적으로 작성해야 합니다.

 

다시 강조하면, 항상 수신자의 입장을 고려해서 작성하는 것이 중요합니다.

 

수신자의 첫 반응을 들은 후 그것에 대한 고민을 함과 동시에 발전적인 결말을 유도해야 합니다.

 

적으로 작성해야 합니다.

 

글을 마무리하며

 

무역 서한은 매우 중요하지만 효과적으로 작성하기는 쉽지 않습니다.

위에서 언급한 사항들이 실제로 이를 실천하는 것은 쉽지 않을 수도 있습니다.

 

그러나 항상 상대방의 입장을 고려하고 작성하는 것이 중요하다는 점을 잊지 마시기 바랍니다.

저나 당신이나 바이어나 모두 업무 관계를 떠나서 모두 인간입니다.

제가 이해할 수 있는 말이 상대방을 이해할 수 있고, 또 반대로 상대방 입장에서 이해할 수 있어야 제가 이해할 수 있다는 것은 아주 쉽고도 어려운 일이니까요.